Huishoudelijk reglement
Vzw met ondernemingsnummer: 0725.918.504
Het huishoudelijk reglement heeft als doel om te regelen wat niet bepaald is in de statuten van de Belgische Beroepsvereniging voor Mondhygiënisten vzw. Het verwoordt de toepassing van de beginselen inzake good governance en zorgt voor een evenwichtige, ondubbelzinnige en transparante verdeling van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de vereniging en een evenwichtig geheel van processen van rekenschap en verantwoording daarover.
Het werd opgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de Belgische Beroepsvereniging voor Mondhygiënisten vzw op 21/06/2019.
- Lidmaatschap van de vereniging
Inschrijving
Artikel 1
- Vraag tot inschrijving bij de vereniging gebeurt schriftelijk, via site, mail of brief. Men ontvangt daarna een inschrijvingsformulier dat naar waarheid moet ingevuld worden en aangevuld moet worden met de gevraagde documenten. Het inschrijvingsformulier vermeldt de tarieven voor lidmaatschap. Dit formulier dient ondertekend ingediend te worden door het kandidaat-lid.
- Het lid is zelf verantwoordelijk om eventuele wijzigingen in persoonsgegevens door te geven aan de vereniging.
- Na ontvangst van volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier en ontvangst van lidgeld, vervolledigd met de gevraagde documenten, zal het bestuur het lidmaatschap in overweging nemen. Bij goedkeuring van het lidmaatschap ontvangt het lid hiervan een schriftelijke bevestiging met vermelding van lidnummer, login en paswoord voor ledenportaal van website.
- De Raad van Bestuur houdt het register van de leden bij. Alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden worden door de Raad van Bestuur in een register ingeschreven binnen de 8 dagen na de beslissing.
Rechten en plichten gewoon lid
Artikel 2
Gewone leden zijn onder te verdelen in
- Praktiserend= zij die individuele patiënten behandelen en
- Zelfstandig ondernemend zijn
- In loondienst werkzaam zijn
- Bij een combinatie van beide tewerkstellingsvormen geldt het lidmaatschap als ‘zelfstandige
- Niet-praktiserend= bijvoorbeeld docenten, onderzoekers, medewerkers collectieve preventie, …
- Bij een combinatie van praktiserend en niet-praktiserend geldt het lidmaatschap van praktiserend lid.
Gewone leden hebben volgende rechten:
- Worden uitgenodigd op de algemene ledenvergadering
- Hebben stemrecht op de algemene ledenvergadering en kunnen met schriftelijke volmacht de stem van maximaal één ander stemgerechtigd lid uitbrengen
- Ontvangen alle documenten van de algemene ledenvergadering
- Ontvangen de digitale nieuwsbrief
- Hebben toegang tot verenigingsbijeenkomsten
- Krijgen voordelen bij het afsluiten van bepaalde verzekeringen
- Krijgen verminderingstarief op bijscholingen ingericht door de vereniging
- Hebben toegang tot het ledenportaal van de website
Het lidgeld voor gewone leden bedraagt 160 euro per kalenderjaar (40 euro per kwartaal, afhankelijk van instapdatum).
Voor beëindiging van het lidmaatschap zie artikel 9 hieronder.
Rechten en plichten rustend lid
Artikel 3
Rustende leden kunnen mondhygiënisten zijn die gewoon lid van de vereniging zijn geweest maar de uitoefening van het beroep of aanverwante functies geheel hebben beëindigd en als zodanig door het bestuur zijn toegelaten.
Rustende leden hebben volgende rechten:
- Worden uitgenodigd op de algemene ledenvergadering
- Hebben stemrecht op de algemene ledenvergadering en kunnen met schriftelijke volmacht de stem van maximaal één ander stemgerechtigd lid uitbrengen
- Ontvangen alle documenten van de algemene ledenvergadering
- Ontvangen de digitale nieuwsbrief
- Hebben toegang tot verenigingsbijeenkomsten
- Krijgen verminderingstarief op bijscholingen ingericht door de vereniging
- Hebben toegang tot het besloten deel van de website
Het lidgeld voor rustende leden bedraagt 160 euro per kalenderjaar (40 euro per kwartaal, afhankelijk van instapdatum).
Voor beëindiging van het lidmaatschap zie artikel 9 hieronder.
Rechten en plichten student-lid
Artikel 4
Student-leden zijn diegenen die voor het beroep mondhygiënist studerende zijn aan een daartoe erkende instelling en als zodanig voor de duur van hun studie door het bestuur zijn toegelaten.
Minderjarigen moeten bij hun aanvraag voor het lidmaatschap de toestemming voorleggen van hun wettelijke vertegenwoordigers.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen binnenlandse student-leden en buitenlandse student-leden inzake lidgeld indien extra kosten gepaard gaan met het bezorgen van bepaalde stukken per post in het buitenland (bvb een ledenmagazine).
Student-leden hebben volgende rechten:
- Worden uitgenodigd op de algemene ledenvergadering
- Ontvangen alle documenten van de algemene ledenvergadering
- Ontvangen de digitale nieuwsbrief
- Hebben toegang tot verenigingsbijeenkomsten
- Krijgen verminderingstarief op bijscholingen ingericht door de vereniging
- Hebben toegang tot het besloten deel van de website
Het lidgeld voor binnenlandse student-leden bedraagt 25 euro per academiejaar ongeacht het moment van aansluiting tijdens dat academiejaar.
Het student-lidmaatschap eindigt automatisch op 30 juni van het kalenderjaar waarin men afstudeert of eerder indien men vóór die datum begint te werken als mondhygiënist (bijvoorbeeld bij afstuderen in januari).
Student-leden zijn zelf verantwoordelijk om zich in te schrijven als gewoon lid zoals aangegeven in artikel 1. Pas wanneer men aanvaard is als gewoon lid kan men genieten van de voordelen op vlak van verzekeringen.
Rechten en plichten buitengewoon lid
Artikel 5
Buitengewone leden zijn diegenen die op professioneel vlak actief zijn binnen de mondzorg en zonder commerciële doeleinden lid willen worden. De aanvraag tot buitengewoon lid dient met motivatiebrief te worden gestaafd waarop het bestuur een beslissing neemt.
Buitengewone leden hebben volgende rechten:
- Worden uitgenodigd op de algemene ledenvergadering
- Ontvangen alle documenten van de algemene ledenvergadering
- Ontvangen de digitale nieuwsbrief
- Hebben toegang tot verenigingsbijeenkomsten
- Krijgen verminderingstarief op bijscholingen ingericht door de vereniging
- Hebben toegang tot het besloten deel van de website
Het lidgeld voor buitengewone leden bedraagt 200 euro en is 1j geldig vanaf datum van aansluiting.
Voor beëindiging van het lidmaatschap zie artikel 9 hieronder.
Rechten en plichten lid van verdienste
Artikel 6
Leden van verdienste zijn gewone of rustende leden die vanwege hun verdiensten voor de vereniging of de mondzorg in het algemeen op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering het predicaat lid van verdienste is verleend.
Leden van verdienste hebben dezelfde rechten en plichten als beschreven in artikel 2 en 3.
Voor beëindiging van het lidmaatschap zie artikel 9 hieronder.
Rechten en plichten erelid
Artikel 7
Ereleden zijn zij die wegens hun langdurige bijzondere verdiensten voor de vereniging of de mondzorg in het algemeen op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering het predicaat erelid is verleend.
Ereleden hebben volgende rechten:
- Worden uitgenodigd op de algemene ledenvergadering
- Ontvangen alle documenten van de algemene ledenvergadering
- Ontvangen de digitale nieuwsbrief
- Hebben toegang tot verenigingsbijeenkomsten
- kunnen gratis uitgenodigd worden op bijscholingen
- Hebben toegang tot het besloten deel van de website
Een erelid betaalt geen lidgeld.
Betalingsvoorwaarden lidgeld
Artikel 8
- Voor nieuwe leden gaat de verplichting tot betaling van het lidgeld in vanaf het moment van inschrijving (mbt het voordeel op vlak van verzekering).
- Het jaarlijks lidgeld is verschuldigd vanaf de eerste dag van het verenigingsjaar (1 januari= vervaldatum) en dient uiterlijk voor 1 maart van het verenigingsjaar te zijn overgemaakt op de rekening van de vereniging, zijnde BE73 1431 0835 4660.
- Leden die in gebreke blijven hun lidgeld te voldoen, worden tweemaal door het bestuur schriftelijk via e-mail tot betaling aangemaand. In de periode dat het lidgeld niet is voldaan kan het lid geen gebruik maken van diensten en activiteiten van de vereniging. Indien tijdens die periode ten onrechte wel gebruik zou zijn gemaakt van bepaalde diensten of activiteiten van de vereniging beschouwt de vereniging dit als een wens tot blijvend lidmaatschap van betreffend lid en zijn het lidgeld en bijdrage van diensten of activiteiten verschuldigd.
Zolang het lidgeld niet voldaan is kan het lid in de vereniging geen rechten uitoefenen en is het lid gehouden aan alle verplichtingen van de vereniging.
- Wanneer een lid drie maanden na vervaldatum niet geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, kan hij geen gebruik meer maken van de diensten en activiteiten van de vereniging. Indien een lid een betalingsregeling overeenkomt met het bestuur van de vereniging en deze betalingsregeling ook wordt nagekomen, dan wordt dit als voldoen aan verplichtingen beschouwd.
Wanneer het lid niet op de vervaldatum voldoet aan de financiële verplichting en toch lid wenst te blijven, is het lid op dit openstaande bedrag een wettelijke rente verschuldigd. Blijft het lid geheel of gedeeltelijk in gebreke na deze nieuwe termijn voor betaling, dan is het lid tevens vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag tien procent administratiekosten verschuldigd. Blijft het lid in verzuim, dan is het lid naast de wettelijke rente en administratiekosten ook alle gemaakte kosten van de vereniging aan een advocaat of deurwaarder voor het innen van zijn schuld verschuldigd, tenzij de rechter anders beslist.
- Zij die, om welke reden ook, ophouden lid te zijn van de vereniging, kunnen geen aanspraak maken op terugstorting van betaald lidgeld van dat betreffende kalenderjaar of andere gelden. Ook vallen vanaf die datum alle rechten en voordelen weg die gekoppeld waren aan het lidmaatschap.
- In sommige gevallen kan, na schriftelijk verzoek aan het bestuur, uitstel van betaling worden verleend door het bestuur.
Einde lidmaatschap- opzegging
Artikel 9
Als aanvulling op artikel 8 van de Statuten.
Beëindiging door het lid:
- Gebeurt schriftelijk aan de Raad van Bestuur. Dit kan per brief of per e-mail en hoeft niet aangetekend te gebeuren, maar in geval van eventueel geschil is het lid zelf verantwoordelijk voor de bewijsvoering van opzegging.
- Gebeurt uiterlijk één maand voor het eind van het lopende verenigingsjaar en moet dus bij het bestuur zijn vóór 1 december.
- Kan niet zonder alle verschuldigde bedragen te hebben voldaan
De vereniging bevestigt aan het uittredende lid nog de goede ontvangst van opzegging en datum van beëindiging lidmaatschap.
Beëindiging door de vereniging:
- Opzegging van een lidmaatschap door het bestuur gebeurt met schriftelijke motivatie en met een opzegtermijn van één maand zoals vermeld in de statuten
- Gebeurt per aangetekend schrijven
- Bestuur en vertegenwoordiging van de vereniging
Verkiezing van leden van Raad van Bestuur
Artikel 10
Zij worden gekozen door de algemene vergadering uit de gewone leden, rustende leden en ereleden van de vereniging volgens de regels van het huishoudelijk reglement.
- Het kandidaat-lid dient zijn schriftelijk kandidatuur in bij de huidige Raad van Bestuur uiterlijk twee maanden voor de eerstvolgende algemene vergadering.
- De verkiezing wordt vermeld als agendapunt van de eerstvolgende algemene vergadering.
- De stemgerechtigde leden van de algemene vergadering beslissen bij meerderheid van stemmen over aanvaarding van het nieuwe bestuurslid.
Bezoldiging van het bestuur
Artikel 11
Aan de leden van het bestuur, alsook aan andere leden en vrijwilligers kan een bezoldiging worden toegekend ter compensatie van gemaakte kosten dewelke hieronder zijn omschreven.
Verplaatsingskost: Vanaf 1/07/2019 worden leden van de Raad van Bestuur vergoed voor verplaatsingskosten (kilometervergoeding of kosten openbaar vervoer) die gemaakt worden in het kader van het opnemen van hun taak als bestuurslid of als vertegenwoordiger van de vereniging.
De bezoldiging wordt over een periode van 3 maanden uitbetaald door de penningmeester na aangifte van in aanmerking komende kosten voor bezoldiging bij de secretaris. Deze worden door secretaris bijgehouden in spreadsheet. Aangifte van deze kosten gebeurt via mail aan secretaris en bevat volgende gegevens:
Voor kilometervergoeding:
- Vermeld als onderwerp van mail: ‘Aanvraag KM vergoeding’
- Reden van verplaatsing
- Aantal kilometers heen en terug (via de kortste route)
- Datum van verplaatsing
Voor openbaar vervoer:
- Vermeld als onderwerp van mail: ‘Aanvraag vergoeding openbaar vervoer’
- Reden van verplaatsing
- Bedrag en vervoermiddel (trein, tram, bus, …)
- Datum van verplaatsing
- ticket van openbaar vervoer toevoegen aan de ingevulde onkostennota
Discetieplicht en belangenvermenging
Artikel 12
De bestuurders hebben discretieplicht en vermijden belangenvermenging
- De bestuurders zijn gebonden tot discretie over hetgeen zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen.
- Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de Raad van Bestuur, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders voor de raad een besluit neemt. Dit geldt eveneens voor zaken waarbij bloed- of aanverwanten tot de derde graad van een bestuurder een persoonlijk belang hebben.
- De bestuurder met (rechtstreeks of onrechtstreeks) tegenstrijdig belang, verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het tegenstrijdig belang betrekking heeft.
Vertegenwoordiging van het bestuur
Artikel 13
Elk bestuurslid kan de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen volgens de voorwaarden opgesteld in het huishoudelijk reglement. Aangaande financiële zaken wordt de vereniging steeds vertegenwoordigd door penningmeester en/of secretaris.
De Raad van Bestuur kan lokale en/ of thematische comités, raden of commissies oprichten. De samenstelling, de bevoegdheid en de werking hiervan zal hieronder verder worden geconcretiseerd van zodra van toepassing.
Woordvoering
Artikel 14
- De voorzitter en de communicatieverantwoordelijke van het bestuur zijn de eerst aangewezenen om standpunten van de vereniging binnen en buiten verenigingsverband naar voren te brengen. Andere bestuursleden onthouden zich daarvan tenzij door het bestuur anders is bepaald of taken intern verdeeld zijn.
- Indien nodig kan het bestuur van de vereniging in bepaalde gevallen aan anderen vragen namens de vereniging het woord te voeren.
Invulling van bestuursfuncties – dagelijks bestuur
Artikel 15
- De leden van het dagelijks bestuur (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester) worden aangesteld bij beslissing van de Raad van Bestuur.
- Leden van de Raad van Bestuur die een dergelijke functie wensen op te nemen dienen een schriftelijke kandidatuur in bij de secretaris en verdedigen deze mondeling op een vergadering van de Raad van Bestuur. De aanstelling gebeurt vervolgens bij anonieme stemming binnen de Raad van Bestuur.
- Het dagelijks bestuur oefent de bevoegdheden en taken uit die door de Raad van Bestuur aan hen worden overgedragen. Hiervoor wordt verwezen naar de specifieke taakomschrijving die voor voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester intern werden opgesteld.
Besluitvorming bij hoogdringendheid
Artikel 16
In geval van hoogdringendheid kan de Raad van Bestuur overgaan tot een besluitvorming via een schriftelijke consultatie. Het initiatief hiertoe berust bij het dagelijks bestuur. Hoogdringend zijn gebeurtenissen of feiten die een onmiddellijke beslissing van de Raad van Bestuur vereisen omdat ze buiten de bevoegdheid vallen van het dagelijks bestuur, zoals onder meer tuchtdossiers en evaluatiedossiers, dagvaardingen en juridische procedures, gebeurtenissen met een belangrijke financiële impact.
Beëindiging mandaat bestuurder
Artikel 17
Zie artikel 9 van statuten.
Op het eind van elk werkingsjaar zal de Raad van Bestuur in een bestuursvergadering reflecteren over zijn werking als geheel en de werking van zijn individuele bestuursleden.
Na een mandaat van 3 jaar wordt een uitgebreid en schriftelijk evaluatiemoment ingelast.
- Begrotingen en rekeningen
Artikel 18
- De penningmeester en secretaris leggen aan de Raad van Bestuur de begroting en de rekeningen van de vzw voor. De begroting van het volgend boekjaar wordt voorgelegd vóór 24 december; de rekeningen van het voorbije boekjaar worden voorgelegd vóór 30 april.
- Voor financiële verrichtingen boven de 150 euro zijn twee handtekeningen vereist, namelijk de handtekening van penningmeester en secretaris. Onder de 150 euro volstaat één van deze beide handtekeningen.
- Voor investeringen inzake infrastructuur of uitrusting boven de 200 euro die niet begroot werden beslist de Raad van Bestuur.
Artikel 19
- Binnen het kader van de goedgekeurde begroting en rekening houdend met de draagwijdte van zijn volmacht is de volmachthouder gedelegeerd voor alle financiële verrichtingen.
- De vzw erkent geen schulden die door gevolmachtigden of personeelsleden buiten elke lastgeving vanwege de Raad van Bestuur om werden aangegaan.
- Archief van de vereniging
Artikel 20
Het archief van de vereniging wordt bijgehouden op de maatschappelijke zetel van de vereniging en omvat alle belangrijke documenten aangaande de vereniging, onder andere:
- de notulen van de algemene vergadering (ondertekend door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en de leden die het wensen).
- de balans en de staat van baten en lasten met toelichting op papier of computermatig
- actuele ledenlijst
- een exemplaar van de statuten
- alle facturen (inkomend en uitgaand)
- het register van vergoedingen van de bestuursleden
- partnerdossiers
- Inwerkingtreding
Artikel 20
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 29/06/2019; conform de statuten van de vereniging is dit op de achtste dag na de dag waarop de Raad van Bestuur tot vaststelling of wijziging van het reglement heeft besloten. Huidig regelement wordt goedgekeurd voor onbepaalde duur. Het kan op elk ogenblik herroepen worden door de Raad van Bestuur.
Aldus goedgekeurd in de vergadering van 21/06/2019.
Joyce Van Loock Mertens Isabelle
Secretaris Voorzitter
